Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

AIris Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Rosenbergstraße 51, 70176 Stuttgart, Deutschland
Vertreten durch: Christian Botosch und Felix Schreppel
E-Mail: info@airissolutions.com
Telefon: +49 176 60959962

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Web-Anwendung „Baugutachten Profi“ (nachfolgend „App“) sowie die zugehörigen Marketing-Seiten. Baugutachten Profi ist ein Werkzeug für Bausachverständige, das Ortstermin-Daten (Fotos, Sprachaufnahmen, Notizen) mithilfe von Künstlicher Intelligenz zu strukturierten Gutachten-Entwürfen verarbeitet.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten des Kontos: Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes (gehashtes) Passwort sowie optional Firma, Anschrift, Telefonnummer, Angaben zur Sachverständigen-Tätigkeit (z. B. Qualifikation, Bestellung, Kammer, Sachgebiet) und ein hochgeladenes Logo.
• Kunden- und Termindaten: die von Ihnen angelegten Kundendaten (z. B. Name, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer — auch per CSV/JSON-Import) sowie Projekte und Termine (z. B. Ortstermine mit Ort und Bezug zu Kunde oder Projekt). Wenn Sie den optionalen Kalender-Abo-Link (iCal/ICS-Feed) aktivieren, sind Ihre Termindaten über eine nur Ihnen bekannte, geheime Feed-Adresse abrufbar, damit Ihr Kalenderprogramm sie laden kann. Bitte beachten Sie: Tragen Sie diese Adresse bei einem Kalenderdienst ein (z. B. Apple, Google, Microsoft), ruft dessen Server Ihre Termine regelmäßig bei uns ab — einschließlich der darin enthaltenen Kunden- und Projektangaben. Diese Übermittlung veranlassen Sie selbst und sie liegt außerhalb unserer Auftragsverarbeitung. Sie können die Adresse jederzeit in der App zurücksetzen; bestehende Abos werden dadurch ungültig.
• Gutachten-Inhalte: die von Ihnen hochgeladenen Fotos, Sprachaufnahmen, Transkripte, Notizen, Kontextangaben, Projekt-Dokumente und als Stil-Vorlage hochgeladene Alt-Gutachten (DOCX/PDF) sowie die daraus erzeugten Gutachten-Entwürfe. Diese Inhalte können personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Eigentümer- oder Objektangaben), die Sie eingeben.
• Nutzungs- und Protokolldaten: technische Daten zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes, etwa zur Begrenzung der Nutzungshäufigkeit (Rate-Limiting), sowie cookiefreie Zugriffsstatistiken zur Reichweitenmessung (siehe Abschnitt 5 e).
• Zahlungs- und Rechnungsdaten: bei kostenpflichtiger Nutzung Rechnungsanschrift, ggf. USt-IdNr., Angaben zum gewählten Tarif und zur Zahlungsabwicklung. Kartendaten werden ausschließlich von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet (siehe Abschnitt 5 f) und erreichen uns nicht.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Registrierung & Vertragserfüllung (Bereitstellung des Kontos und der App-Funktionen) — Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
• Erstellung der Gutachten-Entwürfe mittels KI — Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die KI-gestützte Erstellung ist die vertraglich geschuldete Hauptleistung der App — ohne sie gibt es keinen Dienst. Eine zusätzliche Einwilligung holen wir hierfür deshalb nicht ein: Sie wäre nicht freiwillig, weil ihr Widerruf am Umfang der Verarbeitung nichts ändern könnte.
• Sicherheit, Missbrauchsvermeidung & Betrieb — Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Dienst).
• Zahlungsabwicklung (Abrechnung kostenpflichtiger Tarife) — Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie, für die Aufbewahrung von Rechnungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).
• Reichweitenmessung (cookiefreie Zugriffsstatistik) — Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Gestaltung unseres Angebots).

5. KI-Verarbeitung und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Mit allen ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die KI-Verarbeitung findet ebenso wie Datenbank, Dateispeicher und Server-Funktionen vollständig innerhalb der EU statt. Soweit darüber hinaus Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO — namentlich EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, des EU-US Data Privacy Framework.

Wichtiger Hinweis: Geben Sie personenbezogene Daten Dritter (z. B. von Eigentümern oder Bewohnern) nur ein, soweit Sie hierzu berechtigt sind. Als Sachverständige/r sind Sie für die Rechtmäßigkeit der von Ihnen eingegebenen Inhalte mitverantwortlich.

6. Registrierung und Einwilligung

Für die Nutzung der App ist die Anlage eines Kontos erforderlich. Bei der Registrierung bestätigen Sie, diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen zu haben. Die Verarbeitung stützt sich auf die in Abschnitt 4 genannten Grundlagen — im Kern auf die Erfüllung des Nutzungsvertrags; eine gesonderte Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Soweit wir Sie im Einzelfall dennoch um eine Einwilligung bitten, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Nach der Registrierung schicken wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Das Konto ist erst nutzbar, wenn Sie ihn geöffnet haben. Damit stellen wir sicher, dass die angegebene Adresse tatsächlich Ihnen gehört — andernfalls ließen sich Konten auf fremde Namen anlegen. Ein Konto, dessen Adresse nicht innerhalb von 30 Tagen bestätigt wird, löschen wir vollständig.

7. Cookies und Sitzungsverwaltung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, um Ihre Anmeldung (Sitzung) zu verwalten. Diese sind für den Betrieb der App erforderlich (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG) und daher einwilligungsfrei. Cookies zu Werbezwecken, zur Profilbildung oder zum websiteübergreifenden Tracking setzen wir nicht ein; ebenso wenig binden wir Dienste Dritter zu Werbezwecken ein.

Zur Reichweitenmessung setzen wir Vercel Web Analytics ein (siehe Abschnitt 5 e). Dieses Verfahren arbeitet cookiefrei und speichert oder liest keine Informationen in Ihrem Endgerät, sodass hierfür keine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich ist. Aus diesem Grund verzichten wir auf ein Cookie-Banner.

8. Speicherdauer

• Konto-, Kunden- und Gutachten-Daten: solange Ihr Konto besteht bzw. solange dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Löschen Sie Ihr Konto, werden diese Daten und alle zugehörigen Dateien unverzüglich aus unserer Datenbank und unserem Dateispeicher entfernt (siehe Abschnitt 10).
• Ruhende Konten: Melden Sie sich 24 Monate lang nicht an, kündigen wir die Löschung per E-Mail an und löschen das Konto samt aller Inhalte 30 Tage später. Eine einzige Anmeldung innerhalb dieser Frist genügt, um das zu verhindern. Hintergrund ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): In einem ungenutzten Konto lägen sonst dauerhaft Daten von Personen, die davon nichts wissen.
• Nutzungszähler: die Zähler, mit denen wir Tageslimits durchsetzen, bewahren wir 90 Tage auf und löschen sie danach automatisch.
• Sicherungskopien (Backups): Datenbank und Dateispeicher werden regelmäßig gesichert. Gelöschte Daten können deshalb für die Dauer der Sicherungsaufbewahrung noch in Backups vorhanden sein; sie werden dort nicht mehr verwendet und mit dem Ablauf des jeweiligen Sicherungsstandes endgültig entfernt. Die Aufbewahrung der Sicherungsstände beträgt [ERGÄNZEN: Frist in Wochen].
• Server-Protokolle: die bei jedem Aufruf anfallenden technischen Protokolldaten unseres Hosting-Dienstleisters (z. B. Zeitpunkt, aufgerufener Pfad, Status) werden nach [ERGÄNZEN: Frist laut Vercel-Tarif] gelöscht.
• Rechnungs- und Buchungsdaten: zehn Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Grundlage sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und § 257 HGB; diese Daten sind von einer Kontolöschung ausgenommen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
• Reichweitenmessung: ausschließlich in aggregierter, nicht personenbezogener Form; ein Personenbezug wird nach Ablauf des jeweiligen Tages nicht mehr hergestellt.

Darüber hinaus löschen wir personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

10. Löschung Ihres Kontos

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst in den Profileinstellungen löschen. Dabei werden Ihre Konto- und Gutachten-Daten sowie alle hochgeladenen Dateien aus unserer Datenbank und unserem Dateispeicher entfernt. Bereits zur Erstellung von Entwürfen an unsere KI-Dienstleister übermittelte Inhalte unterliegen deren jeweiligen Lösch- und Aufbewahrungsfristen nach den mit ihnen geschlossenen Auftragsverarbeitungsverträgen.

11. Datensicherheit

Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt verschlüsselt über TLS/HTTPS. Passwörter werden ausschließlich als kryptographischer Hash gespeichert. Hochgeladene Dateien liegen in einem privaten Speicher und sind nur über kurzzeitig gültige, signierte Links erreichbar. Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

12. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO findet nicht statt. Die KI erzeugt ausschließlich Entwürfe: Textvorschläge, Einschätzungen und Hinweise auf mögliche Normen. Sie werden vom Sachverständigen geprüft, geändert und verantwortet; ohne diese Prüfung entsteht kein Gutachten und wird keine Entscheidung getroffen. Die Ergebnisse entfalten gegenüber betroffenen Personen keine unmittelbare rechtliche Wirkung.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der Stammdaten ist für die Anlage und Nutzung eines Kontos erforderlich. Ohne diese Daten kann der Dienst nicht bereitgestellt werden.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte, aktuelle Fassung.